Trata-se de uma das áreas críticas e sua gestão pode ser a diferença entre o lucro e o prejuízo. Muitas empresas buscam manter estoques mínimos para tentarem obter vantagem competitiva no mercado. Com os baixos valores agregados aos estoques, elas conseguem ter a oportunidade de investir o capital ao invés de deixá-lo ocioso em forma de estoques. Mas, será que essa é a melhor solução? 

Gerir estoques pode ser resumido como a função de equilibrar compras, armazenagem e entregas, controlando as entradas e o consumo de materiais, movimentando o ciclo da mercadoria. Para que isso seja viabilizado, a movimentação de estoque deve ser sistematizada por meio de normas de entrada e saída.

É nesse contexto que entra em cena o controle físico e financeiro de estoque, cujo objetivo principal é trazer informações sobre a quantidade disponível de cada item no estoque, e seu correspondente valor financeiro.

Um bom controle de estoque permite ao gestor calcular o giro das mercadorias e aperfeiçoar o processo de compras. Implantar esse controle também viabiliza a classificação dos produtos utilizando-se de uma ferramenta conhecida como Curva ABC, que se baseia na premissa de que, em geral, 80% das consequências são diretamente influenciados por apenas 20% das causas.

O objetivo desse método de classificação é, portanto, identificar os itens de maior impacto para os resultados da empresa a partir de indicadores como giro de estoque, lucratividade e representatividade no faturamento.

De acordo com a mesma lógica, a falta de controle impossibilita o gestor de conhecer o consumo médio dos materiais e pode fazer a empresa comprar mais do que o necessário, aumentando, de maneira desnecessária, o uso de capital de giro.

O empresário deve fazer os pedidos com base no histórico de vendas dos últimos meses, sempre calculando uma margem de segurança, garantindo níveis de estoque que não acumulem uma quantidade grande de dinheiro parado (mercadoria parada) nem uma falta que prejudique o cliente.

Algumas recomendações práticas

• Conte com um processo de recebimento no qual um funcionário checa se o pedido foi entregue ou se falta algum item.
• Realize inventários periódicos para confirmar se a quantidade de produtos registrada no sistema coincide com o estoque físico.
• Diariamente, faça uma verificação do estoque por amostragem de alguns itens.
• Identifique quais itens são mais vulneráveis a modismos. Estes devem ser comprados em pequenas quantidades e com maior frequência.
• Mantenha o depósito e o centro de distribuição sempre bem organizados.
• Utilize o layout da área de vendas para promover e liquidar os produtos principais, os que estão com data de vencimento próxima e os que precisam dar lugar às novidades.
• Manter parceria com um bom distribuidor permitirá fazer compras menores e manter o estoque enxuto.

Texto adaptado de www.sebrae.com.br